Expertos Internacionales

Este programa busca dar apoyos dirigidos a la financiación de la participación de expertos nacionales e internacionales en eventos y actividades organizadas en Colombia o el exterior, por instituciones de educación superior (IES), centros de investigación, instituciones tecnológicas, escuelas normales superiores o instituciones que se dediquen a labores académicas, de investigación, desarrollo e/o innovación, que hagan parte del programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia o realicen actividades de cooperación con una de estas o el gobierno colombiano.

El programa Expertos Internacionales fomenta y fortalece la internacionalización y la calidad de la educación superior y tecnológica en Colombia, al igual que los procesos de investigación, desarrollo e innovación implementados por las instituciones miembro.

Nota: Para la plataforma de postulación, solo se asigna un usuario por institución el cual suele ser administrado por la Oficina de Relaciones Internacionales o la Vicerrectoría de Investigación.

Modalidades

El programa Expertos Internacionales cubre las siguientes modalidades:

• Movilidad entrante:

  Las instituciones inscritas en el programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia y las escuelas normales superiores podrán solicitar apoyo financiero bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el fin de que un experto residenciado en el exterior participe en un evento o actividad en Colombia. Para esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:
   
  • Docentes
  • Investigadores
  • Practitioners

• Movilidad saliente:

  Las instituciones inscritas en el programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia y las escuelas normales superiores podrán solicitar apoyo financiero bajo las condiciones descritas en la presente convocatoria, con el propósito de participar en un evento, actividad académica o de investigación fuera del país. Dentro de esta modalidad se podrá solicitar apoyo para:
   
  • Docentes y académicos que vayan a realizar una ponencia o actividad académica fuera del país.
  • Pasantías para investigadores y estudiantes de doctorado.
  • Directivos y funcionarios administrativos que vayan a participar en una actividad que aporte al desarrollo de la institución desde la internacionalización.
  • Misiones académicas.
  • Estudiantes con altas distinciones académicas que vayan a representar a la institución o al país en un evento en el exterior.

Duración

La financiación por parte del ICETEX está condicionada a la duración de la visita del experto, la cual no podrá ser menor a tres (3) días ni mayor a catorce (14) días. En caso de que el rubro solicitado sea tiquetes aéreos, la estancia podrá tener una duración de hasta seis (6) meses.

Cronograma

Comité 1:

Este comité evaluará eventos y actividades que hayan tenido lugar entre el 1º de enero y el 12 de marzo de 2020.

• Fecha de apertura: 7 de abril del 2020.
• Fecha de cierre: 22 de mayo de 2020 a las 5:00 pm.
• Publicación resultados: 1 de junio del 2020
• Período de legalización: 16 de septiembre a 9 de octubre del 2020

Por favor tenga en cuenta la siguiente información:

• En cada comité sólo se estudian las solicitudes de eventos o actividades que se realizarán en los meses correspondientes al período de adjudicación.
• Por ningún motivo se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límites de aplicación de cada comité a través de nuestro aplicativo en línea.
• Por ninguna razón se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas con todos los documentos.
• Una vez publicados los resultados del comité, la institución beneficiada podrá iniciar el proceso de legalización de acuerdo con las condiciones descritas en la presente convocatoria.

Información importante: A raíz de la pandemia generada por el COVID-19 y teniendo en cuenta las medidas que se están tomando desde el gobierno nacional buscando su mitigación, el programa Expertos Internacionales se encuentra suspendido hasta el 30 de abril, fecha en la que se evaluará la situación en relación con la propagación del virus y se determinará si se abre nuevamente.

Aplicar a Expertos Internacionales

El apoyo financiero del ICETEX estará supeditado a los siguientes requisitos:

• Inscripción de la institución en el programa de reciprocidad para extranjeros en Colombia, mediante el envío de una comunicación oficial en donde especifique su disposición de conceder exención del 100% en el valor de la matrícula y todos los gastos académicos a los candidatos extranjeros a becas ofrecidas por el ICETEX dentro de las siguientes modalidades, junto a el listado de los programas para los cuales ofrece la exención, número de cupos para cada programa y fechas de inscripción:
   
  • Cursos de pregrado
  • Cursos de posgrado
  • Cursos de español
  • Escuelas de verano
  • Cursos cortos
• La información de los centros docentes debe actualizarse cada año.
• Si la institución ya hace parte del programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia pero no actualizó la oferta académica de forma oportuna, la solicitud de apoyo no será evaluada por el comité de asignación.
• La participación del experto debe estar enmarcada en la misionalidad y actividades propias de la Institución solicitante.
• Que el experto internacional tenga residencia permanente en el exterior.
• Que el experto nacional tenga nacionalidad colombiana y resida en el país.
• Tener reconocimiento de la comunidad científica nacional e internacional.
• Se priorizarán los eventos gratuitos, es decir, que la institución organizadora que está solicitando el apoyo no cobre por el ingreso.

Documentos requeridos para la inscripción al programa

Después de inscribirse al Programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia, la institución será parte de Expertos Internacionales y podrá solicitar el apoyo financiero del ICETEX, de acuerdo con la convocatoria y cronograma vigente, ingresando al aplicativo en línea y diligenciando completamente el formulario. No se requiere presentar documentación adicional.

A través de este programa se podrá solicitar apoyo para que el ICETEX financie uno de los siguientes rubros:

• Pasaje aéreo internacional, ida y regreso, en tarifa económica (hasta por un valor de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes).
• Sostenimiento (alojamiento), es decir, los recursos de este rubro podrán ser empleados para cubrir los gastos de hospedaje del experto (hotel, alimentación y transporte interno), ya bien sea mediante el pago directo a él o al hotel. El valor máximo que financia el ICETEX, por día, es de medio salario mínimo legal mensual vigente hasta por catorce (14) días calendario.

Nota 1: Para movilidad saliente únicamente se dará apoyo bajo el rubro de tiquetes.

Nota 2: Para proyectos especiales de alto impacto que busquen el desarrollo regional e institucional a partir de la cooperación y la internacionalización de la educación, se podrá evaluar la solicitud de apoyo de dos (2) rubros por experto.

Una vez celebrado el comité, los resultados de este podrán ser consultados a través del aplicativo en línea.

Todos los documentos requeridos deben ser cargados de forma digital a través del aplicativo en línea ingresando por la opción “documentos” donde deberá cargar uno por ítem descrito. Este proceso debe llevarse a cabo dentro de las fechas estipuladas en el cronograma del programa, de no ser así los recursos no serán pagados, por lo tanto se liberarán para futuras aprobaciones.

Aquellas universidades que no justifiquen debidamente la no legalización de un apoyo aprobado no podrán participar en el siguiente comité.

Los documentos que se deben presentar para solicitar el reembolso, de acuerdo con el rubro, son los siguientes:

Tiquetes

• Comunicación de la institución firmada por el representante legal solicitando el reembolso.
• Copia de la factura de venta de la agencia de viajes que expidió el tiquete en Colombia.
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa a la agencia de viajes que expidió el tiquete.
• Para los casos en los que el experto compró el tiquete, se deben adjuntar los mismos documentos más los soportes que demuestren que la institución le pagó el costo del tiquete al experto incluyendo una carta firmada por él dando constancia de esto.
• Copia del pasaporte del experto.
• Registro fotográfico o digital del uso del logo del ICETEX (no aplica para los casos en los que el experto participa en una clase regular del pensum de un programa académico o en actividades que no son abiertas al público). Para los casos de movilidad saliente, únicamente deben adjuntar registro fotográfico de las actividades.

Viáticos

• Comunicación de la institución firmada por el representante legal solicitando el reembolso.
• Copia de la facturan del hotel en la cual se relaciona el nombre del experto y los días de hospedaje (esto no aplica en los casos en los que los recursos son entregados directamente al experto).
• Copia del comprobante de egreso de la institución, en donde se estipule que el pago se efectúa al hotel o al experto internacional.
• Certificación original debidamente firmada por el experto en la cual declare el pago del dinero por parte de la institución en los casos que aplique.
• Registro fotográfico o digital del uso del logo del ICETEX (no aplica para los casos en los que el experto participa en una clase regular del pensum de un programa académico o en actividades que no son abiertas al público).

Los recursos se girarán UNICAMENTE a la institución beneficiada, no se pagará a personas particulares, ni a otras instituciones.

La no presentación de la documentación completa para la legalización impedirá el trámite oportuno.

Nota: Los recursos serán girados a alguna de las cuentas que tiene oficialmente registrada la IES ante el ICETEX. Luego de que hayan transcurrido dos (2) meses, tras finalizar el período de legalización, se podrá solicitar el comprobante de reembolso el cual contiene toda la información sobre el giro.

Todas las solicitudes de apoyo que cumplan con la totalidad de los requisitos serán evaluadas por el respectivo comité de aprobación, igualmente se tendrán en cuenta los siguientes criterios de evaluación al momento de asignar los beneficios:

• Región de ubicación del centro docente.
• Vinculación de la institución al Programa de Reciprocidad para Extranjeros en Colombia a través del ofrecimiento de becas de exención de matrícula para estudiantes extranjeros.
• Áreas prioritarias de desarrollo para el país.
• Distribución equitativa del presupuesto para cada comité entre las instituciones participantes.
• Evento abierto al público que no cobre por el ingreso.

Recuerde que al momento de diligenciar el formulario la institución colombiana acepta los términos y condiciones establecidos por el ICETEX, los cuales se relacionan a continuación y se compromete a dar estricto cumplimiento a los mismos:

• En cada Comité solo se estudian las solicitudes que corresponden al evento que se realizará en los meses indicados en el cronograma.
• Por ningún motivo se aceptarán solicitudes fuera de las fechas límites de aplicación y que no hayan sido cargadas a través del aplicativo en línea (no se reciben solicitudes en físico o vía correo electrónico).
• No se aceptarán solicitudes de reembolso que no se encuentren completas con todos los documentos requeridos.
• Bajo ninguna circunstancia se autorizarán solicitudes de cambio, en caso de la no realización del evento o la no participación del experto aprobado, la institución deberá notificar al ICETEX de forma oportuna con el fin de liberar los recursos para futuros comités.
• Reconocer la participación del ICETEX en el evento, a través de plegables, material informativo, publicidad y anuncios que se realicen, así como, ubicar nuestro pendón en lugar visible dentro del auditorio y durante el desarrollo del evento.
• Cuando se trate de eventos de corta duración y el ICETEX lo estime conveniente por considerarlo de interés para el programa, solicitará a la institución entradas de cortesía, las cuales serán proporcionadas de común acuerdo entre los firmantes de este documento de conformidad con el costo estimado según el evento financiado.
• Por tratarse de dineros provenientes del Presupuesto General de la Nación y específicamente del ICETEX, su institución será la única responsable de la utilización de los mismos, debiendo ejecutarlos íntegramente para el patrocinio aprobado. El ICETEX, en el evento de comprobar cualquier irregularidad podrá exigir a la institución el reembolso inmediato de los dineros recibidos.
• El giro de estos recursos está condicionado a los desembolsos de la Tesorería General de la Nación y a la presentación oportuna y completa de los documentos que se anuncian posteriormente.
• Los pagos de reembolso se efectuarán durante los siguientes dos meses luego de finalizar el período de legalización del respectivo comité.
• Cada solicitud estará sujeta a un proceso de evaluación, bajo ninguna situación, el simple hecho de hacer la postulación implica su aprobación.
• A las instituciones de carácter privado se les aprobará un máximo de 60 solicitudes de movilidad entrante y 40 de movilidad saliente por año, las cuales se asignarán de acuerdo a la demanda de cada comité y a la disponibilidad presupuestal. Para casos puntuales, en los que el experto realice su actividad en el marco de una alianza con el gobierno nacional, se podrán aprobar postulaciones que no sean tenidas en cuenta dentro de los cupos disponibles.
• Las instituciones son responsables de priorizas sus solicitudes de acuerdo a sus prioridades a lo largo de los comités del año.