Gestión documental

Gestión documental


En sesión del 24 de septiembre de 2020, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, dio su aval para la convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental del ICETEX del año 2016. Esta convalidación fue objeto de evaluación durante el periodo comprendido entre el 29 de julio de 2016 y el 24 de septiembre de 2020.

En este momento se está a la espera del certificado de convalidación y la inscripción en el Registro Único de Series Documentales dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD…”

Una vez el Archivo General de la Nación envíe el certificado de convalidación de las Tablas de Retención Documental se procederá a su respectiva publicación.
 

Certificación 19 de noviembre de 2020 convalidación Tablas de Retención Documental


Introducción o metodología de la actualización de las Tablas de Retención Documental

2000 Tabla de Retencion Documental Presidencia

2100 Tabla de Retención Documental Oficina Asesora de Planeación

2110 Tabla de Retención Documental Grupo de Administración y Seguimiento Estratégico

2200 Tabla de Retención Documental Oficina Asesora Jurídica

2300 Tabla de Retención Documental Oficina Asesora de Comunicaciones

2400 Tabla de Retención Documental Oficina Comercial y de Mercadeo

2410 Tabla de Retención Documental Grupo de Servicio y Experiencia Multicanal

2420 Tabla de Retención Documental Grupo de Aseguramiento y Voz del Cliente

2500 Tabla de Retención Documental Oficina de Riesgos

2510 Tabla de Retención Documental Grupo de Riesgo Financiero

2520 Tabla de Retención Documental Grupo de Riesgo No Financiero

2600 Tabla de Retención Documental Oficina de Control Interno

2610 Tabla de Retención Documental Grupo de Auditorías

2700 Tabla de Retención Documental Oficina de Relaciones Internacionales

3000 Tabla de Retención Documental Secretaria General

3010 Tabla de Retención Documental Grupo de Administración de Recursos Físicos

3020 Tabla de Retención Documental Grupo de Archivo

3020 Tabla de Retención Documental Grupo de Correspondencia

3030 Tabla de Retención Documental Grupo de Contratación

3040 Tabla de Retención Documental Grupo de Talento Humano

4000 Tabla de Retención Documental Vicepresidencia Financiera

4010 Tabla de Retención Documental Grupo de Presupuesto

4100 Tabla de Retención Documental Dirección de Tesorería

4110 Tabla de Retención Documental Grupo de Pagaduría

4200 Tabla de Retención Documental Dirección de Contabilidad

4210 Tabla de Retención Documental Grupo de Gestión Tributaria

4220 Tabla de Retención Documental Grupo de Operaciones Contables y Preparación Estados Financieros

5000 Tabla de Retención Documental Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología

5020 Tabla de Retención Documental Grupo de Novedades y Requerimientos

5030 Tabla de Retención Documental Grupo de Administración de Cartera

5040 Tabla de Retención Documental Grupo de Desembolsos

5060 Tabla de Retención Documental Grupo de Conciliaciones

5100 Tabla de Retención Documental Dirección de Tecnología

5110 Tabla de Retención Documental Grupo de Infraestructura de Tecnología

5120 Tabla de Retención Documental Grupo de Sistemas de Información

6020 Tabla de Retención Documental Grupo de Crédito

6100 Tabla de Retención Documental Dirección de Cobranza

6110 Tabla de Retención Documental Grupo de Cobranza para el cobro de Cartera

7000 Tabla de Retención Documental Vicepresidencia de Fondos en Administración

7010 Tabla de Retención Documental Grupo de Operaciones

7020 Tabla de Retención Documental Grupo de Gestión Especial

7030 Tabla de Retención Documental Grupo de Fondos Ordinarios y del Sector Solidario

Cuadro de Clasificación Documental



Tabla de Valoración Documental

Periodos de valoración documental

 
TítuloDescripción
Periodo IDesde el 3 de agosto de 1950 hasta el 24 de septiembre de 1957.
Periodo IIDesde el 25 de septiembre de 1957 hasta el 2 de mayo de 1966.
Periodo IIIDesde el 3 de mayo de 1966 hasta el 25 de diciembre de 1968.
Periodo IVDesde el 26 de diciembre 1968 hasta el 26 de mayo de 1971.
Periodo VDesde el 27 de mayo de 1971 hasta el 16 de diciembre de 1973.
Periodo VIDesde el 17 de diciembre de 1973 hasta el 17 de mayo de 1977.
Periodo VIIDesde el 18 de mayo de 1977 hasta el 30 de marzo de 1979.
Periodo VIIIDesde el 31 de marzo de 1979 hasta el 2 de julio de 1986.
Periodo IXDesde el 3 julio de 1986 hasta el 28 de diciembre de 1992.

Tabla de acuerdos, actas y resoluciones

 
Documento Descripción
Resolución 1137 del 04 de octubre de 2021 Mediante la cual se aprueban la Tabla de Control de Acceso y el Modelo de Requisitos
Resolución 0697 del 16 de julio de 2021 Mediante la cual se aprueba la Política de Preservación a largo Plazo
Acta 001 Comité Institucional de Gestión y Desempeño Enero 21 al 25 de 2021 Mediante la cual se aprueban el Plan Institucional de Archivo Pinar 2021, el Plan de Conservación 2021 y el Plan de preservación a largo plazo 2021
Acta 017 Comité Institucional de Gestión y Desempeño 29 de diciembre y 30 diciembre 2020 Mediante la cual se aprueban las fichas técnicas de los planes así: Plan Institucional de Archivo Pinar 2021, el Plan de Conservación 2021 y el Plan de preservación a largo plazo 2021.
Certificado Registro Único de Series Documentales de las Tablas de Retención Documental Por la cual se inscriben las series documentales de las Tablas de Retención Documental
Acta 013 Comité Institucional de Gestión y Desempeño 19 de noviembre de 2020 Mediante la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental (PGD)
Resolución 1045 del 23 de diciembre de 2020 Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental (PGD)
Certificación 19 de noviembre de 2020 convalidación Tablas de Retención Documental Por la cual se convalidan las Tablas de Retención Documental
Resolución 871 del 6 de noviembre del 2020 Por la cual se actualiza el Reglamento de Correspondencia y Archivo.
Acta 001 - 2020 Comité Institucional de Gestión y Desempeño - 24 de enero de 2020 Por la cual se aprueba el Plan Institucional de Archivos PINAR 2020, El Plan de Conservación de documentos y el Plan de preservación a largo plazo.
Acta 007 - 2020 Comité Institucional de Gestión y Desempeño - 3 al 6 de agosto de 2020 Por la cual se aprueba la actualización del Reglamento de Correspondencia y Archivo.
Resolución 0841 del 27 de octubre del 2020 Por la cual se actualiza el sistema de codificación para identificar la correspondencia y el archivo.
Acta No. 9 Comité Institucional de Gestión y Desempeño Con la cual se aprobó el proceso de eliminación documental por aprobación de Tablas de Valoración Documental 8 y 9 periodo y Tablas de Retención Documental
Acta No. 1 Comité Institucional de Gestión y Desempeño Con la cual se aprobó el Plan Institucional de Archivos Pinar 2019
Acuerdo No. 030 del Archivo General de la Nación (3 de marzo de 2000) Aprobación de la Tabla de Retención Documental por parte del Archivo General de la Nación.
Resolución No. 0114 del ICETEX (15 de febrero de 2008) Por la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental en el ICETEX a las nuevas estructuras orgánicas.
Resolución No. 0045 del Archivo General de la Nación (2 de marzo de 2010) Por la cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental del ICETEX.
Resolución No. 0646 del ICETEX (31 de julio de 2012) Por el cual se actualizan las disposiciones del Comité de Gestión Documental.
Acta No. 03 de 2013 Comité Extraordinario de Gestión Documental Presentación de propuestas de actualización de Tablas de Retención Documental.
Acta No. 04 de 2013 Comité de Gestión Documental Propuesta Programa de Gestión Documental ICETEX - Decreto 2609 de 2012.
Acta No. 01 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 14 de agosto de 2014 Por medio de la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental PGD.
Resolución No. 1380 del ICETEX (21 de noviembre de 2014) Por el cual se actualizan las Tablas de Retención Documental en el ICETEX.
Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 072 (4 de diciembre de 2014) Por el cual se adopta la política de Gestión Documental del ICETEX.
Acta No.5 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Por la cual se aprueba el reglamento de correspondencia y archivo del ICETEX.
Resolución No. 0564 -Actualización Códigos de Correspondencia 20 de abril de 2016 Resolución por el cual se actualiza el sistema de codificación de la correspondencia.
Resolución No.1014 -Modificación Articulo 1 Resol 0564 Actualización Códigos de Correspondencia 21 de Junio de 2016 Resolución por el cual se actualiza el sistema de codificación de la correspondencia.
Resolución No.1128 - Modificación Articulo 1 Resol 1014 Actualización Códigos de Correspondencia de Junio de 2016 Resolución por el cual se actualiza el sistema de codificación de la correspondencia.
Acta No. 004 de 2016 - Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Acta No 004 de 2016 - Comité Institucional de Desarrollo Administrativo por la cual se aprueba la Actualización de las Tablas de Retención Documental.
Resolución No.1129 Actualización Tablas de Retención Documental 29 de Junio de 2016 Resolución por el cual se actualiza el sistema de codificación de la correspondencia.
Resolución No.1108 Reorganiza el Comité de Desarrollo Administrativo 24 de Septiembre de 2015 Por la cual se reorganiza el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
Acta No. 02 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 23 de febrero de 2017 Por medio de la cual se aprueba la actualización del Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivo
Resolución No.0342 del 09 de marzo de 2017 Por la cual se actualiza el PGD y se implementa el Plan Institucional de Archivos.
Acta 11 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 5 de diciembre de 2017 Por la cual se aprueba la actualización de los Programas de Gestión Documental, Reglamento de Correspondencia y Archivo y los procesos de eliminación de documentos
Acta No 7 de 2017 - 31 de mayo 2018 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Resolución 0901 del 15 de junio de 2018 Se aprueba el Sistema de Conservación de Documentos SIC: Plan de Conservación de Documentos y Plan de preservación largo
Resolución 0975 del 27 de junio de 2018 Por la cual se actualizan algunas Tablas de retención documental de algunas dependencias en 2018.

Tabla de inventarios documental

 
AñoEnlaceDescripción
2021DescargarArchivos de gestión
2021DescargarCarpeta de beneficiarios

Tabla de eliminación de documentos

 
TítuloFecha de publicaciónInventario documental
8vo periodo TVD
Fecha de publicaciónInventario documental
9no periodo TVD
Fecha de publicación
Grupo de Tesorería - División de Operación Financiera04/18/2013Bogotá Central28/03/2019Bogotá Central28/03/2019
Oficina Jurídica04/18/2013Regional Bogotá28/03/2019Regional Bogotá28/03/2019
Vicepresidencia Financiera - Grupo de Presupuesto09/18/2013Regional Bolivar28/03/2019Regional Bolivar28/03/2019
Grupo de Presupuesto - Vicepresidencia Financiera11/7/2013Regional Boyacá28/03/2019Regional Boyacá28/03/2019
Grupo de Tesorería - División de Operación Financiera11/7/2013Regional Caldas28/03/2019Regional Caldas28/03/2019
Inventario documental Dirección de Cobranza Pro distribución masiva 201212/12/2016Regional Cauca28/03/2019Regional Cauca28/03/2019
Inventario documental dirección de Tesoreria 1993 - 200512/12/2016Seccional Chocó28/03/2019Regional Cesar28/03/2019
Inventario documental división de Talento Humano controles de personal 2004-200712/12/2016Regional Antioquia28/03/2019Regional Meta28/03/2019
Inventario Documental Grupo Archivo y Correspondencia Planillas 200712/12/2016Regional Nariño28/03/2019Regional Nariño28/03/2019
Inventario documental Oficina Asesora de Planeación decretos resoluciones 1993-200612/12/2016Seccional Quindío28/03/2019Regional Quindío28/03/2019
Inventario documental planillas de correspondencia 2003-200805/18/2017Regional Santander28/03/2019Regional Santander28/03/2019
Inventario documental división de servicios administrativos 2004-200605/18/2017Regional Tolima28/03/2019Regional Tolima28/03/2019
Inventario documental división-grupo de Talento Humano 1987-200805/18/2017Seccional Huila28/03/2019Regional Valle28/03/2019
Inventario documental de procesos de distribución masiva01/15/2018Regional Valle Cauca28/03/2019Seccional Chocó28/03/2019
Acta 11 de Eliminación documental del 9 de enero de 201701/15/2018Regional Risaralda28/03/2019Seccional Cordoba28/03/2019
Acta de eliminación documental / Serie procesos distribución masiva del 11 de septiembre de 201811/09/2018Regional Norte de Santander28/03/2019Acta de eliminación documental15/01/20
Inventario documental de la serie 192 planillas de correspondencia de los años 1992 -201015/03/2019    
Solicitudes no adjudicadas28/03/2019    
Inventario documental división dirección contabilidad boletines 2006-200721/01/2020    
Inventario documental división dirección tesorería boletines 2006-200821/01/2020    
Inventario documental grupo archivo y correspondencia consecutivo 2009-201021/01/2020    
Inventario Documental Archivos de Gestión 201602/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestión Agosto 2016
02/09/2021
    
Inventario Documental Archivos de Gestión Julio 201602/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestión Mayo 201602/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestión marzo 201708/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestión septiembre 201708/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestion diciembre 201808/09/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestion octubre 201908/09/2021    
Inventario Documental Grupo Archivo y Correspondencia Consecutivo 2009-201005/10/2021    
Inventario Documental Archivos de Gestión octubre 201905/10/2021