Sistema integrado de gestión
Sistema de Gestión de la Calidad - SGC
Última fecha de publicación: 11 de septiembre de 2023
El Sistema Integrado de Gestión del ICETEX está conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el ICETEX articula su direccionamiento, políticas y procesos para lograr el cumplimiento de la normatividad aplicable, los objetivos institucionales y las necesidades de nuestros usuarios.
Política de calidad | Objetivos de calidad |
En el ICETEX impulsamos proyectos de vida, creando alternativas para el acceso a la educación superior, con un portafolio de servicios financieros con enfoque social, diseñado para satisfacer las necesidades de nuestros grupos de interés, soportado en la mejora continua y en un equipo humano altamente calificado. V2 - 17 de diciembre de 2021 | El Icetex cumple su propósito de impulsar proyectos de vida a través de la operación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Por esto, los objetivos estratégicos de la entidad plasmados en la mandala estratégica se convierten en los objetivos de calidad mediante la entrega de productos y servicios en todo el país de manera ágil, flexible, sostenible y con enfoque diferencial. |
Mapa de Macroprocesos
El ICETEX cuenta con los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación requeridos en su operación. A continuación, puede observar el mapa de macroprocesos de la entidad:
Políticas, Lineamientos y Manuales
Si quieres consultar la documentación relacionada con las políticas, lineamientos y manuales de la entidad Ingresa aquí
Caracterizaciones de procesos
Conforme a las competencias y responsabilidades de cada proceso ponemos a disposición las caracterizaciones de los procesos:
- Administración de la cartera
- Atención a beneficiarios y/o ciudadanos
- Administración de personal
- Administración de activos fijos
- Direccionamiento estratégico y gestión organizacional
- Evaluación independiente
- Gestión presupuestal
- Gestión de pagos y liquidez
- Gestión contable y tributaria
- Gestión de inversiones
- Gestión Contractual
- Gestión de comunicación externa
- Gestión de comunicación organizacional
- Gestión de servicios tecnológicos
- Gestión de correspondencia
- Gestión de archivo
- Gestión de riesgos no financieros
- Gestión de riesgo de crédito
- Gestión de riesgo de mercado
- Gestión riesgo de liquidez
- Gestión de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo
- Gestión de legalización y renovación para aprobación del desembolso
- Gestión de apoyo a programas internacionales
- Gestión de recuperación de cartera
- Gestión comercial y mercadeo
- Ingreso
- Liquidación de fondos en administración
- Otorgamiento de crédito
- Otorgamiento de crédito a través de admon. recursos terceros
- Otorgamiento de servicios programas internacionales
- Permanencia
- Planeación fin
- Representación Judicial y asesoría jurídica
- Servicios generales y apoyo logístico
- Terminación o cumplimiento de obligaciones de crédito
Procedimientos
- Ejecución de operaciones estadísticas
- Teletrabajo
- Adopción del plan anual de adquisiciones
- Contratación por adhesión a acuerdos marco de precios
- Documentar Planes de contingencia operativos y planes complementarios a PCN
- Preparación de desembolsos para fondos en adminisitración
- Administración flujo de Caja
- Otorgamiento Generación E - Componente Equidad
- Otorgamiento Generación E - Componente Excelencia
- Activos y configuración de TI
- Condonaciones de Fondos en Administración
- Gestión de Cobro Jurídico
- Pruebas de Contingencia y Continuidad
- Detección y análisis de necesidades de información estadística
- Seguimiento al calculo de las provisiones
- Cumplimiento de sentencias y conciliaciones
- Devolución, cancelación y endoso de garantías individual
- Administración de la cartera de aliados estratégicos
- Automatización robótica de procesos
- Establecimiento Plan y Programa Anual de Auditorías
- Escenarios de fallas y estrategias de continuidad
- Análisis de impacto de negocios BIA
- Transferencia segura de información
- Arquitectura empresarial
- Revisión logs
- Gestión de requerimientos de desarrollo tecnológico
- Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
- Venta de inmuebles
- Compra de inmuebles
- Administración de bienes muebles
- Administración parque automotor
- Apoyo logístico
- Ahorro y uso eficiente de agua y energía
- Manejo de residuos de pilas y luminarias
- Manejo de residuos ordinarios, tóneres, reciclables y tecnológicos
- Programación del presupuesto
- Incorporación de información al sistema presupuestal
- Modificaciones al presupuesto
- Vigencias futuras
- Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)
- Registro presupuestal de compromisos
- Registro presupuestal de obligaciones
- Seguimiento al presupuesto
- Consolidación del cierre
- Traslado de recursos entre cuentas del ICETEX
- Apertura y cierre de cuentas en bancos
- Servicio a la deuda
- Saldos disponibles
- Compra de divisas
- Matrícula de cuentas Bancaria persona jurídica
- Análisis contable del disponible con sus contrapartidas
- Conciliación bancaria y depuraciones
- Análisis contable del portafolio de inversiones
- Análisis contable de cartera
- Análisis contable de propiedad, planta y equipo
- Análisis contable de otros activos
- Análisis contable de balance de TAE
- Análisis Contable de Causaciones y Cuentas por Pagar
- Análisis contable de ingresos anticipados
- Análisis contable de pasivos estimados y provisiones
- Análisis contable de causación de nómina
- Análisis contable de las cuentas de patrimonio
- Análisis contable y liquidación de comisiones de los fondos administrados
- Generación de información exógena
- Impuesto de industria y comercio a nivel nacional
- Retenciones impuestos y contribuciones
- Retención a título de ICA a nivel nacional
- Declaración ingresos y patrimonio
- Preparación de estados financieros y cierre anual
- Elaboración y transmisión de información a superfinanciera
- Administración de caja menor
- Cierre Mensual
- Impresión de libros oficiales
- Creación de cuentas contables
- Posición Propia
- Análisis tarifa de retención renta funcionarios
- Cumplimiento de operaciones de inversiones
- Conciliación portafolio de inversiones
- Valoración del portafolio de inversiones
- Redención de Capital y/o Intereses de títulos Valores
- Administración Cuentas Abandonadas
- Gestionar Capacitaciones Institucionales
- Plan de bienestar social e incentivos
- Liquidación de Nómina
- Comisión de servicios
- Retiro de personal
- Retiro de personal por fallecimiento
- Menor Cuantía
- Invitación abierta
- Subasta inversa
- Compra a través de acuerdo marco de precio
- Suscripción y legalización de contrato, convenio u orden de compra o de servicio
- Supervisión de contratos
- Liquidación de Contrato, Convenio u Orden de Compra o de Servicios
- Procesos disciplinarios
- Atención acciones de tutela
- Emisión de conceptos
- Representación judicial ICETEX demandado o demandante
- Jurisdicción coactiva
- Sustentación y resolución de recursos en segunda instancia
- Representación Judicial del ICETEX en Asuntos Penales
- Diseño y diagramación de piezas de comunicación
- Pruebas de vulnerabilidad
- Control de cambios y despliegue
- Asignación / retiro de accesos a sistemas de información -IES e IES ORI
- Publicación datos abiertos
- Gestión de comunicaciones oficiales internas
- Generación de Correspondencia Externa
- Recepción y radicación de comunicaciones oficiales
- Administración de archivos de gestión
- Transferencia al archivo histórico
- Cancelación y Reposición de Títulos Valores
- Presentación y aprobación de políticas y de estudios institucionales
- Formulación del plan estratégico
- Revisión por la dirección
- Generación y seguimiento de acuerdos de servicio
- Tratamiento del producto o servicio no conforme
- Acciones correctivas y de mejora
- Elaboración y seguimiento del plan financiero
- Monitoreo de SARO
- Gestion del Riesgo de Corrupción
- Gestionar riesgos de seguridad de la información
- Identificar y clasificar activos de informacion
- Identificación de Riesgos de Continuidad de Negocio
- Intercambio de Información Digital con Terceros
- Calificadora de riesgo
- Monitoreo de cupos emisor y contraparte - seguimiento diario de cupos
- Identificación y Monitoreo de personas públicamente expuestas (PEP’S)
- Conocimiento del cliente y actualización de datos
- Reporte de operaciones inusuales y sospechosas
- Reportes Objetivos y de Ausencia de ROS a la UIAF
- Procedimiento reclamación de recursos bloqueados por listas OFAC
- Auditorias de gestión
- Auditorias internas de sistemas de gestión
- Procedimiento Gestión Comercial
- Seguimiento indicadores IES
- Solicitud de crédito
- Evaluación de solicitudes de crédito
- Otorgamiento
- Otorgamiento de becas colombianos en el exterior
- Programa Beca Colombia Otorgamiento de becas de postgrados para extranjeros en Colombia
- Programa de apoyo al bilingüismo
- Otorgamiento de crédito condonable a artistas jóvenes talentos
- Programa expertos internacionales
- Otorgamiento de becas para extranjeros en Colombia bajo el programa Alianza Pacífico
- Postulación al Programa Pasaporte a la Ciencia
- Legalización
- Legalización de programas internacionales
- Revisión y Custodia de Garantías
- Generación de Resoluciones de Giro
- Novedades de crédito
- Matricula de cuenta bancaria beneficiarios
- Renovación
- Cierre de Período Académico
- Conciliación IES
- Preparación de desembolsos para Fondos en Administración
- Generación de recibos de pago época de estudios periodo de gracia y amortización
- Aplicación de recaudos
- Conciliaciones de cartera
- Consolidación y aplicación de reintegros
- Aplicación de condonaciones
- Condonaciones de Fondos en Administración
- Aplicación de novedades
- Condonación de programa artistas jóvenes talentos
- Seguimiento a becarios de posgrados extranjeros en Colombia
- Condonación Pasaporte a la Ciencia
- Redención TAE
- Conciliación del pasivo con la fiduciaria
- Gestión, aprobación y ejecución del castigo de cartera
- Gestión de insolvencia de personas naturales
- Liquidación de fondos en administración
- Devolución de saldos a favor
- Devolución y endoso de garantías individual
- Ajustes por saldos menores
- Defensor del consumidor financiero
- Exención Impuestos de salida del país
- Administración de seguros
- Boletín de tesorería
- Giro
- Preparación y presentación del comité de activos y pasivos
- Elaboración y transmisión de información a contaduría general de la nación
- Negociación de inversiones
- Contratación directa
- Invitación simplificada
- Gestión de backups
- Procedimiento reportar y gestionar incidentes de SI
- Análisis del comportamiento del mercado
- Medición riesgo de liquidez
- Cierre de cartera
- Reporte a centrales de riesgo
- Cambio de tasas de interés
- Reporte boletín de deudores morosos a la contaduría general de la nación
- Procedimiento de selección de personal
- Evaluación de desempeño de funcionarios carrera adtva
- Procedimiento expedicion de certificaciones
- Plan anual de adquisiciones
- Catalogo de servicios TI
- Gestión de peticiones TI
- Gestión de acceso y retiro de servicios
- Revisión LOGS
- Gestión de incidentes
- Migración de datos
- Consulta de archivo
- Procedimiento transferencia documental
- Administración de archivo central
- Procedimiento gestión del riesgo operativo
- Procedimiento reporte de eventos de riesgo operativo
- Eval. y diag de BBDD de cartera, cobranza y crédito
- Procedimiento generación de recibos de pago
- Reporte de información de cartera a la DIAN
- Medición y transmisión del VaR
- Asignación de cupos por emisor y contraparte
- Actualización y divulgación de productos y servicios
- Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias
- Gestión de cobro pre jurídico
- Pruebas de escritorio valoración de inversiones
- Paso al cobro individual o masivo
- Atención canal IES
- Cálculo y análisis de indicadores de seguimiento
- Control de documentos
- Retención de ingresos
- Gestión de cobro preventivo
- Devolución a IES por reintegros en exceso
- Gestión de cobro administrativo
- Revisión de aplicaciones por cheques devueltos
- Expedición de certificación para pensión
- Prácticas
- Nombramiento encargo y posesión
- Matrícula de cuentas Bancarias Instituciones de Educación Superior IES
- Registro y matricula de cuentas bancarias para terceros de Fondos en Administración
- Manejo de incidentes de contingencia y continuidad
- Diseño y construcción del Plan de contingencia en los CEP
- Diseño y construcción de operaciones estadísticas
- Gestión de problemas
- Manejo de quejas de acoso laboral
- Trámite de perfeccionamiento y legalización de acuerdos estratégicos
- Modificación, adiciones y/o prórrogas para acuerdos estratégicos
- Presentación de acuerdos estratégicos para comité