Sistema integrado de gestión
Sistema de Gestión de la Calidad - SGC
Fecha de actualización: 04 de octubre de 2024
El Sistema Integrado de Gestión del ICETEX está conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el ICETEX articula su direccionamiento, políticas y procesos para lograr el cumplimiento de la normatividad aplicable, los objetivos institucionales y las necesidades de nuestros usuarios.
Política de calidad | Objetivos de calidad |
“En el ICETEX promovemos el progreso social acompañando los proyectos de vida de los y las estudiantes en Colombia y en el exterior, proporcionando soluciones financieras incluyentes para el acceso a la educación en los diferentes territorios del país, mejorando continuamente a través de un talento humano comprometido con la educación”.
| El ICETEX cumple su propósito de impulsar proyectos de vida a través de la operación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. Por esto, los objetivos estratégicos de la entidad plasmados en el plan estratégico se convierten en los objetivos de calidad mediante la entrega de productos y servicios en todo el país de manera ágil, flexible, sostenible y con enfoque diferencial. |
Mapa de Macroprocesos
El ICETEX cuenta con los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación requeridos en su operación. A continuación, puede observar el mapa de macroprocesos de la entidad:
Políticas, Lineamientos y Manuales
Si quieres consultar la documentación relacionada con las políticas, lineamientos y manuales de la entidad Ingresa aquí
Caracterizaciones de procesos
Conforme a las competencias y responsabilidades de cada proceso ponemos a disposición las caracterizaciones de los procesos:
- Administración de la cartera
- Atención a beneficiarios y/o ciudadanos
- Gestión comercial y mercadeo
- Gestión de apoyo a programas internacionales
- Gestión de recuperación de cartera
- Gestión del desembolso
- Liquidación de fondos en administración
- Otorgamiento legalización y renovación de servicios programas internacionales
- Terminación o cumplimiento de obligaciones de crédito
- Otorgamiento legalizacion y renovacion de credito a traves de la administracion de recursos de terceros
- Otorgamiento, legalización y renovación de crédito
- Administración de activos fijos
- Administración de personal
- Gestión contable y tributaria
- Gestión contractual
- Gestión de pagos y liquidez
- Gestión de archivo
- Gestión de comunicación externa
- Gestión de comunicación organizacional
- Gestión de correspondencia
- Gestión de inversiones
- Gestión de servicios tecnológicos
- Gestión presupuestal
- Ingreso
- Permanencia
- Representación Judicial y asesoría jurídica
- Servicios generales y apoyo logístico
Procedimientos
- Acciones correctivas y de mejora
- Activos y configuración de TI
- Actualización y Divulgación de Información de Productos y Servicios
- Administración Cuentas Abandonadas
- Administración de archivo central
- Administración de archivos de gestión
- Administración de bienes muebles
- Administración de caja menor
- Administración de la cartera de aliados estratégicos
- Administración de seguros
- Administración flujo de Caja
- Administración parque automotor
- Adopción del plan anual de adquisiciones
- Ahorro y uso eficiente de agua y energía
- Ajustes por saldos menores
- Análisis contable de balance de TAE
- Análisis contable de cartera
- Análisis contable de causación de nómina
- Análisis Contable de Causaciones y Cuentas por Pagar
- Análisis contable de ingresos anticipados
- Análisis contable de las cuentas de patrimonio
- Análisis contable de otros activos
- Análisis contable de pasivos estimados y provisiones
- Análisis contable de propiedad, planta y equipo
- Análisis contable del disponible con sus contrapartidas
- Análisis contable del portafolio de inversiones
- Análisis contable y liquidación de comisiones de los fondos administrados
- Análisis de impacto de negocios BIA
- Análisis del comportamiento del mercado
- Análisis tarifa de retención renta funcionarios
- Apertura y cierre de cuentas en bancos
- Aplicación de condonaciones
- Aplicación de novedades
- Aplicación de recaudos
- Apoyo logístico
- Arquitectura empresarial
- Asignación / retiro de accesos a sistemas de información -IES e IES ORI
- Asignación de cupos por emisor y contraparte
- Atención acciones de tutela
- Atención canal IES
- Auditorias de gestión
- Auditorias internas de sistemas de gestión
- Automatización robótica de procesos
- Boletín de tesorería
- Cálculo y análisis de indicadores de seguimiento
- Calificadora de riesgo
- Cambio de tasas de interés
- Cancelación y Reposición de Títulos Valores
- Catalogo de servicios TI
- Cierre de cartera
- Cierre de Período Académico
- Cierre Mensual
- Comisión de servicios
- Compra a través de acuerdo marco de precio
- Compra de divisas
- Compra de inmuebles
- Conciliación bancaria y depuraciones
- Conciliación del pasivo con la fiduciaria
- Conciliación IES
- Conciliación portafolio de inversiones
- Conciliaciones de cartera
- Condonación de programa artistas jóvenes talentos
- Condonación Pasaporte a la Ciencia
- Condonaciones de Fondos en Administración
- Conocimiento del cliente y actualización de datos
- Consolidación del cierre
- Consolidación y aplicación de reintegros
- Consulta de archivo
- Contratación directa
- Contratación por adhesión a acuerdos marco de precios
- Control de cambios y despliegue
- Control de documentos
- Creación de cuentas contables
- Cumplimiento de operaciones de inversiones
- Cumplimiento de sentencias y conciliaciones
- Declaración ingresos y patrimonio
- Defensor del consumidor financiero
- Detección y análisis de necesidades de información estadística
- Devolución a IES por reintegros en exceso
- Devolución de saldos a favor
- Devolución, cancelación y endoso de garantías individual
- Diseño y construcción de operaciones estadísticas
- Diseño y construcción del Plan de contingencia en los CEP
- Diseño y diagramación de piezas de comunicación
- Documentar Planes de contingencia operativos y planes complementarios a PCN
- Ejecución de operaciones estadísticas
- Elaboración y seguimiento del plan financiero
- Elaboración y transmisión de información a contaduría general de la nación
- Elaboración y transmisión de información a superfinanciera
- Emisión de conceptos
- Escenarios de fallas y estrategias de continuidad
- Establecimiento Plan y Programa Anual de Auditorías
- Eval. y diag de BBDD de cartera, cobranza y crédito
- Evaluación de desempeño de funcionarios carrera adtva
- Evaluación de solicitudes de crédito
- Exención Impuestos de salida del país
- Expedicion de certificaciones
- Expedición y seguimiento del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)
- Expertos internacionales
- Formulación del plan estratégico
- Generación de Correspondencia Externa
- Gestión de comunicaciones oficiales internas
- Generación de información exógena
- Generación de Instrucción de Giro
- Generación de recibos de pago época de estudios periodo de gracia y amortización
- Generación y seguimiento de acuerdos de servicio
- Gestión de accesos y retiro de servicios
- Gestión de backups
- Gestión de cobro administrativo
- Gestión de Cobro Jurídico
- Gestión de cobro pre jurídico
- Gestión de incidentes
- Gestión de insolvencia de personas naturales
- Gestión de peticiones TI
- Gestión de problemas
- Gestión de requerimientos de desarrollo tecnológico
- Gestion del Riesgo de Corrupción
- Gestión preventiva
- Gestión, aprobación y ejecución del castigo de cartera
- Gestionar Capacitaciones Institucionales
- Gestionar riesgos de seguridad de la información
- Giro
- Identificación de Riesgos de Continuidad de Negocio
- Identificación y Monitoreo de personas públicamente expuestas (PEP’S)
- Identificar y clasificar activos de informacion
- Impuesto de industria y comercio a nivel nacional
- Incorporación de información al sistema presupuestal
- Intercambio de Información Digital con Terceros
- Invitación simplificada
- Jurisdicción coactiva
- Legalización de programas internacionales
- Legalización
- Liquidación de contrato convenio orden de compra o de servicios y acuerdos estratégicos
- Liquidación de fondos en administración
- Liquidación de Nómina
- Manejo de incidentes de contingencia y continuidad
- Manejo de quejas de acoso laboral
- Manejo de residuos de pilas y luminarias
- Manejo de residuos ordinarios, tóneres, reciclables y tecnológicos
- Matrícula de cuentas Bancaria persona jurídica
- Matrícula de cuentas Bancarias Instituciones de Educación Superior IES
- Matricula de cuenta bancaria beneficiarios
- Medición riesgo de liquidez
- Medición y transmisión del VaR
- Menor Cuantía
- Migración de datos
- Modificación, adiciones y/o prórrogas para acuerdos estratégicos
- Modificaciones al presupuesto
- Monitoreo de cupos emisor y contraparte - seguimiento diario de cupos
- Monitoreo de SARO
- Movimiento de personal y retiro del servicio
- Negociación de inversiones
- Novedades de crédito
- Otorgamiento de becas colombianos en el exterior
- Otorgamiento de becas para extranjeros en Colombia bajo el programa Alianza Pacífico
- Otorgamiento de crédito condonable a artistas jóvenes talentos
- Otorgamiento y legalización de credito a traves de la administración de recursos de terceros
- Paso al cobro individual o masivo
- Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones PQRSF
- Plan anual de adquisiciones
- Plan de bienestar social e incentivos
- Planeación para la implementación de productos y servicios
- Posición Propia
- Postulación al Programa Pasaporte a la Ciencia
- Prácticas
- Preparación de estados financieros y cierre anual
- Preparación para instrucción de giro de fondos en administración
- Preparación y presentación del comité de activos y pasivos CAP
- Presentación de acuerdos estratégicos para comité
- Presentación y aprobación de políticas y de estudios institucionales
- Procedimiento generación de recibos de pago
- Procedimiento Gestión Comercial
- Procedimiento reportar y gestionar incidentes de SI
- Procedimiento reclamación de recursos bloqueados por listas OFAC
- Procedimiento transferencia documental
- Procesos disciplinarios
- Programa Beca Colombia Otorgamiento de becas de postgrados para extranjeros en Colombia
- Programa de apoyo al bilingüismo
- Programación del presupuesto
- Pruebas de Contingencia y Continuidad
- Pruebas de escritorio valoración de inversiones
- Pruebas de vulnerabilidad
- Publicación datos abiertos
- Recepción y radicación de comunicaciones oficiales
- Redención de Capital y/o Intereses de títulos Valores
- Redención TAE
- Registro presupuestal de compromisos
- Registro presupuestal de obligaciones
- Registro y matricula de cuentas bancarias para terceros de Fondos en Administración
- Renovación de fondos en administración
- Renovación
- Reporte a centrales de riesgo
- Reporte boletín de deudores morosos a la contaduría general de la nación
- Reporte de eventos de riesgo operativo
- Reporte de información de cartera a la DIAN
- Reporte de operaciones inusuales y sospechosas
- Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
- Reportes Objetivos y de Ausencia de ROS a la UIAF
- Representación Judicial del ICETEX en Asuntos Penales
- Representación judicial ICETEX demandado o demandante
- Retención a título de ICA a nivel nacional
- Retención de ingresos
- Retenciones impuestos y contribuciones
- Retiro de personal por fallecimiento
- Revisión de aplicaciones por cheques devueltos
- Revisión Logs
- Revisión por la dirección
- Revisión y Custodia de Garantías
- Saldos disponibles
- Seguimiento a becarios de posgrados extranjeros en Colombia
- Seguimiento al calculo de las provisiones
- Seguimiento al presupuesto
- Seguimiento indicadores IES
- Selección nombramiento encargo posesion de personal
- Servicio a la deuda
- Solicitud de crédito
- Supervisión de contratos
- Suscripción y legalización de contrato, convenio u orden de compra o de servicio
- Sustentación y resolución de recursos en segunda instancia
- Teletrabajo
- Trámite de perfeccionamiento y legalización de acuerdos estratégicos
- Transferencia al archivo histórico
- Transferencia segura de información
- Traslado de recursos entre cuentas del ICETEX
- Tratamiento de salidas no conformes
- Valoración del portafolio de inversiones
- Venta de inmuebles
- Vigencias futuras